Une bonne communication est l’une des clés pour assurer la satisfaction des familles. Bien communiquer vous permettra également d’éviter certaines incompréhensions. Ces dernières pourraient vous mener vers de grandes insatisfactions. Voici quelques conseils sur des enjeux de communication que nous observons chaque année.
Définir les objectifs du suivi en tutorat
Vous devriez discuter des attentes de la familles dès le début de votre suivi. Vous pourrez ainsi mieux planifier votre charge de travail. Au besoin, vous en profiterez pour réajuster dès le départ des attentes qui seraient démesurées. Prenez le temps nécessaire pour définir précisément les besoins de l’élève avec les parents. Vous serez ensuite mieux outillés pour convenir d’une routine de travail réaliste pour atteindre les objectifs visés.
Déterminer le rythme des rencontres
Certes, des séances de tutorat régulières représentent sans conteste la meilleur formule pour favoriser la réussite des élèves. Souvent pour des raisons financières ou de disponibilité, les familles font un choix bien différent. Assurez-vous que tuteur, famille et élève soient sur la même longueur d’ondes en ce qui a trait au rythme du suivi. Le fait d’avoir discuté des objectifs du tutorat en début de relation vous permettra d’offrir des conseils plus éclairés en ce qui concerne la fréquence et la durée des rencontres.
Prendre en main la communication avec les familles
Vous devez établir un contact régulier avec les parents de vos élèves. Comme vous êtes travailleur autonome, vous devez faire vous-même les suivis auprès des familles. Dès vos premiers échanges, déterminez avec les élèves et leurs parents, le moyen de communication à privilégier pour les joindre. Préfèrent-ils le texto, les appels ou encore le courriel?
Prenez toujours les devants dans les communications. Les familles souhaitent que nous les invitions à bénéficier du service. Lorsque cela fait un moment que vous n’avez pas eu de séance avec un élève, prenez de leurs nouvelles! Par exemple, vous devez toujours contacter la famille au retour d’une période morte (temps des fêtes, relâche ou vacances d’été). Sinon, certaines familles interpréteront à tort votre silence comme un désintérêt.
Gérer efficacement les séances sur le Portail
Réservez les rencontres à l’agenda Succès Scolaire aussitôt que vous les planifiez. Vous éviterez ainsi des rendez-vous qui pourraient être oubliés. Si un rendez-vous n’a pas été confirmé sur le Portail, vous devez contacter la famille. Aussi, lorsqu’un élève est en retard à une rencontre, vous devez automatiquement téléphoner à la famille afin de vérifier s’il s’agit d’un oubli ou d’un malentendu. Vous devriez toujours être leur premier contact afin de faciliter la communication et ainsi leur offrir le meilleur service qui soit.
Une fois que vous avez réalisé vos séances auprès de vos élèves, assurez-vous de les compléter rapidement sur votre Portail. Vous devez savoir que les parents ne sont chargés pour les séances qu’une fois que vous les avez complétées. Imaginez un peu la réaction des parents qui se voient charger des séances plusieurs jours après qu’elles aient eu lieu! Cette mauvaise pratique amène de la confusion, augmente le risque d’erreur et pourrait impliquer un délai dans la réception de votre paie.
Vous rendrez vos familles très heureuses de pouvoir compter sur vous en maintenant un agenda et un compte de paiement à jour. Votre bonne gestion leur évitera de mauvaises surprises et rehaussera leur confiance en vous.
Aussi, n’oubliez pas que nous sommes toujours disponibles si jamais vous avez un problème dans votre relation avec une famille. Votre personne-ressource à l’administration de Succès Scolaire saura toujours vous écouter, vous conseiller et vous épauler au besoin.